Assistant à la direction générale

Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions....).

Assurer le suivi des instances et groupes institutionnels de l'établissement (Conseil de Surveillance, Directoire, CODIR) notamment en :

-        Assurant le recueil des questions susceptibles d'être présentées

-        Arrêtant le calendrier annuel

-        Préparant un projet d'ordre du jour avec le secrétaire général et/ou le Directeur général adjoint

Assurer le secrétariat des instances présidées par la Directrice générale et/ou le Directeur général adjoint (envoi des documents, réservation de salle, commandes logistiques...).

Participer à la préparation des actions institutionnelles en lien avec la Direction de la communication.

Activités

• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques

• Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) :

-        Préparation des dossiers de la Directrice générale

-        Secrétariat des instances (Conseil de surveillance, Directoire)

• Reproduction et diffusion de documents, de dossiers

• Prise de rendez-vous / gestion des agendas

• Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées

• Accueil des personnes

• Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

• Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)

• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

Exercice à l'interface des acteurs internes et externes d'établissement :

-        Directions fonctionnelles, CME, Université, facultés.

-        Chefs de pôle et Chefs de services

-        Cabinet des élus locaux et nationaux et des autorités

-        Cabinets du DG ARS, du Ministre de la santé

-        Organisations syndicales

-        Conférence des DG de CHU et FHF

Modifications fréquentes et urgences nécessitant de revoir les priorités quotidiennes.

Nombreuses interactions avec le bureau de la Conférence des Directeurs Généraux de CHU et avec la coordinatrice de la Commission Recherche et Innovation.

Composition de l'équipe :

2 assistantes, pool de 3 personnes pour assurer la continuité du secrétariat de 8h30 à 18 heures

Horaires 100% - Décompte journalier - 14 jours RTT - Poste à temps plein

Gestion des congés : Prise des congés au regard de la continuité du secrétariat DG

Contrat dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, à compter du mois de mars 2026.